如何做好展覽籌備工作
來源：www.jszhdq.net | 更新時間：2023/8/9 17:08:19
和其他經(jīng)濟流通領(lǐng)域一樣，會展業(yè)也有這樣一個規(guī)律:好的展會供不應(yīng)求，是賣方市場；差展是買方市場，因為供大于求。好的展會效率高，展會效益好。這類展會一般性質(zhì)專業(yè)，規(guī)模大(就其專業(yè)/行業(yè)而言)，有一定歷史。一個好的展會，靠的是專業(yè)的技術(shù)，嚴(yán)格的管理，長期的努力。由于展會效益好，參展需求非常旺盛。但展會主辦方為了保證展會質(zhì)量，會對參展人員和觀眾進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。首先是考察報名者的資格，可能要幾年才能參加。
其次，主辦方對參展企業(yè)進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反展會規(guī)定甚至禁止參展的企業(yè)進(jìn)行處理。此外，參觀者也受到控制，只有符合要求的人才能參觀展覽。這些措施保證了展覽的質(zhì)量和效益。
鑒于以上情況以及展會籌備周期較長，在做好展會選擇后，應(yīng)立即啟動展會工作。
一，盡快啟動展覽工作。首先是需要盡快申請參與。一個好的展覽可能會有很多申請者在等待。展會主辦方的公示原則是按照先到先得的原則進(jìn)行排序，基本上按照這個原則接受新的參展商。所以，你要盡早報名。但是排隊等候的實際情況可能并不是很透明，主辦方很可能會優(yōu)先考慮質(zhì)量好的參展商或者公關(guān)工作做得好的參展商。所以參展商也可以做一些公關(guān)工作，爭取優(yōu)先參展。當(dāng)然也要做好長時間排隊的準(zhǔn)備。就世界上Z好的展會而言，等上幾年仍然不能參加是常有的事。因為展覽面積有限，現(xiàn)在大部分參展商都不愿意退出，只好等待因違反展會規(guī)定而被禁止參展的參展商的空位。對于舉辦個人展的參展商，也要盡快確定場地。好的展覽場地都是人擠人的，特別是好的展覽時間，沒有提前幾年是租不到場地的。
二，做好長期工作的規(guī)劃，制定展覽工作計劃，有步驟地開展各項工作。在所有的營銷方式中，會展可能是環(huán)節(jié)Z多、周期Z長的一種，各個環(huán)節(jié)都是相互聯(lián)系的。所有這些工作都不能(也不能)等到Z后一刻，不能(也不能)忽略一些環(huán)節(jié)。所以要做好周密的長期工作計劃，資金、人員(籌備人員、參展人員)、工作項目(聯(lián)絡(luò)、考察、展品、交通、設(shè)計、施工、宣傳、公關(guān)、餐飲等。)和作息時間要統(tǒng)籌考慮和安排。
總之，會展項目的合適與否，會直接影響到參展商能否實現(xiàn)參展意圖，以及在多大程度上實現(xiàn)參展意圖，所以對于會展的選擇，我們要給予足夠的重視。展覽選擇是一個決策的過程，即收集研究性展覽材料，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析比較，Z后做出選擇。展覽選擇大致可分為:基于綜合展覽材料的調(diào)研選擇、基于具體展覽材料的調(diào)研選擇、直接向有關(guān)方面索取資料的調(diào)研選擇、實地考察的調(diào)研選擇。這四個層次的關(guān)系是，后者比前者需要更多的投入，產(chǎn)生更準(zhǔn)確的結(jié)果。展商可以根據(jù)自身條件和需求，選擇淺方式或全方式參展。在任何情況下，參展商都應(yīng)該用科學(xué)的態(tài)度和方法來完成展覽選擇。
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